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IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

 

Linee guida in materia di trattamento  di  dati  personali  contenuti anche in atti  e  documenti  amministrativi  effettuato  da  soggetti pubblici per finalita’ di pubblicazione e diffusione sul web

(Deliberazione del 2 marzo 2011)

 

1. Ambito di applicazione

L’attuale processo di innovazione e digitalizzazione  della  pubblica amministrazione  e’  caratterizzato  da  numerose  iniziative,  anche legislative,  volte  a  migliorare  l’efficienza,  l’efficacia  e  la qualita’  delle  prestazioni  e  dei  servizi  erogati  dai  soggetti pubblici  mediante  l’incremento   dell’utilizzo   delle   tecnologie informatiche e telematiche.

Le recenti disposizioni in materia di  trasparenza  e  pubblicita’ dell’azione amministrativa e quelle sulla consultabilita’ degli atti prevedono in capo ai soggetti pubblici diversi obblighi di  messa  a disposizione delle relative informazioni da realizzare con modalita’ di  divulgazione  e  ambiti  di  conoscenza  di   tipo   differente, comportando, a seconda dei casi, operazioni di comunicazione  oppure di diffusione di dati personali.

La  disciplina  sulla  protezione  dei  dati  personali   regola   la comunicazione e la diffusione delle informazioni personali in maniera tendenzialmente uniforme, indipendentemente dalle modalita’  tecniche utilizzate; cio’, sia nei casi in cui i  dati  personali  siano  resi noti  mediante  una  pubblicazione   cartacea,   sia   laddove   tali informazioni siano messe a disposizione on line  tramite  una  pagina web.

Le presenti “Linee guida” hanno, pertanto, lo scopo  di  definire  un primo  quadro  unitario  di  misure  e  accorgimenti  finalizzati   a individuare opportune cautele che i soggetti pubblici sono tenuti  ad applicare in relazione alle ipotesi in cui effettuano, in  attuazione alle disposizioni normative vigenti,  attivita’  di  comunicazione  o diffusione di  dati  personali  sui  propri  siti  istituzionali  per finalita’ di  trasparenza,  pubblicita’  dell’azione  amministrativa, nonche’ di consultazione di atti su iniziativa di singoli soggetti.

1.1. Riscontro all’interessato in caso  di  accesso  ai  propri  dati personali: non applicabilita’ delle presenti Linee guida

Non sono presi in considerazione in questo provvedimento  i  casi  in cui i soggetti pubblici sono destinatari di  istanze  di  accesso  ai dati personali, in quanto il dare  conoscenza  all’interessato  delle informazioni   in   possesso   dell’amministrazione   non   configura un’operazione di comunicazione (artt. 4, comma 1, lett. l)  e  7  del Codice).

2. Premessa

I soggetti pubblici possono utilizzare informazioni personali per  lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali anche in mancanza di una norma di legge o di  regolamento  che  preveda  espressamente  il trattamento di dati personali e non  devono  richiedere  il  consenso dell’interessato (artt. 18, commi 2 e 4,  19,comma  1,  del  Codice).

Resta fermo che per la comunicazione e la diffusione devono  comunque essere applicate le regole di cui ai punti successivi.

2.1.  Pubblicazione  di  dati  personali  sulla  base   di   espresse previsioni normative

In relazione alle sole operazioni di comunicazione e di  diffusione, le pubbliche amministrazioni, nel mettere a disposizione sui  propri siti  istituzionali  dati  personali,  contenuti  anche  in  atti  e documenti amministrativi (in  forma  integrale,  per  estratto,  ivi compresi gli allegati), devono preventivamente  verificare  che  una norma di legge o di regolamento preveda tale possibilita’ (artt.  4, comma 1, lett. l) e m), 19, comma 3, 20 e 21,  del  Codice) fermo restando comunque il generale divieto di diffusione dei dati  idonei a rivelare lo stato di salute dei  singoli  interessati  (artt.  22, comma 8, 65, comma 5, 68, comma 3, del Codice).

2.2. Pubblicazione di informazioni personali strettamente  necessaria al perseguimento di finalita’ istituzionali

Le amministrazioni possono inoltre pubblicare sul proprio  sito  web informazioni che  contengono  dati  personali,  eventualmente  anche tratti  da   atti   e   documenti   amministrativi,   qualora   tale divulgazione,  che  deve  essere  sempre  sorretta  da   un’adeguata motivazione, costituisca un’operazione  strettamente  necessaria  al perseguimento  delle  finalita’  assegnate  all’amministrazione   da specifiche leggi o regolamenti, e riguardi informazioni utili a  far conoscere ai destinatari le sue attivita’ e il suo funzionamento o a favorire l’accesso ai servizi prestati dall’ amministrazione.

Resta comunque fermo che non  possono  essere  comunicate  o  diffuse informazioni riferite agli  utenti  se  non  nei  casi  in  cui  tali operazioni  sono  esplicitamente  previste  da  una  legge  o  da  un regolamento.  Resta  fermo  inoltre  che  la  pubblicazione  di  dati personali aventi natura sensibile e’ consentita solo  se  autorizzata da espressa disposizione di legge nella  quale  siano  specificati  i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le  finalita’  di  rilevante interesse pubblico perseguite  ovvero  qualora  tale  operazione  sia identificata nel  regolamento  che  l’amministrazione  e’  tenuta  ad adottare, previo parere conforme del Garante (art. 20, commi 1  e  2, del Codice).

2.3. Pubblicazione di informazioni alla luce  della  recente  riforma normativa in materia di trasparenza delle pubbliche amministrazioni

Le amministrazioni possono  infine  disporre  la  pubblicazione  sul proprio sito web di informazioni personali individuate  -sulla  base di precisi obblighi  normativi,  in  parte  previsti  dal  d.lg.  n. 150/2009, in parte da  altre  normative  previgenti-  nel  Programma triennale  per  la   trasparenza   e   l’integrita’   che   ciascuna amministrazione e’ tenuta ad adottare  in  conformita’  alle  “Linee guida  per  la  predisposizione  del  Programma  triennale  per   la trasparenza e l’integrita’”,  adottate  il  14  ottobre  2010  dalla Commissione  indipendente  per  la  valutazione,  la  trasparenza  e l’integrita’ delle amministrazioni pubbliche (Civit).

In tale quadro, qualora l’amministrazione decida, sulla base di  una valutazione  responsabile  e  attenta  ai  limiti  richiamati  e  in particolare  a  quelli  di  cui  al  punto  2.2,  di  prevedere   la pubblicazione di ulteriori dati, in assenza  di  specifici  obblighi normativi e in aggiunta a quelli elencati nelle  Linee  guida  della Civit, dovra’ motivare adeguatamente la propria  scelta  nell’ambito dello stesso Programma triennale, dimostrando  l’idoneita’  di  tale pubblicazione, in relazione alle finalita’ perseguite, e il rispetto dei principi di necessita’, proporzionalita’ e pertinenza dei dati.

2.4.   Pubblicazione   di   informazioni   personali   su   richiesta dell’interessato

Nell’ambito  dei   rapporti   intercorrenti   con   l’amministrazione pubblica, gli  interessati  possono  formulare  specifiche  richieste volte a ottenere che taluni propri dati  personali  siano  pubblicati sul sito istituzionale dell’amministrazione.

Tali richieste possono riguardare  informazioni  personali  che  sono gia’ nella disponibilita’ dell’amministrazione  in  quanto  acquisite per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali,  ovvero  che possono  essere  conferite  facoltativamente  dall’interessato   allo specifico scopo di consentirne la diffusione (art. 13, comma 1, lett. b), del Codice).

E’ facolta’ dell’amministrazione valutare se prendere in esame  tali richieste di pubblicazione, che  comunque  potranno  essere  accolte solo all’esito di un’attenta verifica con cui si  accerti  che  tale operazione sia compatibile con lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali e che i dati oggetto di diffusione on  line  risultino pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita’ perseguite.

2.5. Sindacabilita’ delle scelte in ordine alla pubblicazione di dati personali

Tutte le decisioni assunte dalle amministrazioni  in  relazione  alla pubblicazione sui propri  siti  istituzionali  di  atti  e  documenti contenenti dati personali possono  essere  oggetto  di  sindacato  da parte del Garante al  fine  di  verificare  che  siano  rispettati  i principi di necessita’, proporzionalita’ e pertinenza dei dati (artt. 3 e 11, comma 1, del Codice).

3. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di  atti  e  documenti: definizioni

Ferme restando le specifiche definizioni  che  le  norme  di  settore stabiliscono,  ai  soli  fini  della  corretta   applicazione   delle indicazioni fornite con le presenti Linee  guida,  si  ritiene  utile fornire di seguito  la  definizione  di  trasparenza,  pubblicita’  e consultabilita’ di atti e documenti amministrativi in relazione  alla attivita’ di comunicazione o diffusione di dati personali svolta  dai soggetti pubblici attraverso i propri siti istituzionali.

3.1. Trasparenza

La disponibilita’ sui siti  istituzionali  delle  amministrazioni  di atti e  documenti  amministrativi,  contenenti  dati  personali,  per finalita’  di  trasparenza  e’  volta  a  garantire  una   conoscenza  generalizzata     delle     informazioni     concernenti      aspetti dell’organizzazione dell’amministrazione al  fine  di  assicurare  un ampio controllo sulle capacita’ delle  pubbliche  amministrazioni  di raggiungere gli obiettivi, nonche’ sulle modalita’  adottate  per  la valutazione del lavoro svolto dai dipendenti pubblici.

3.2. Pubblicita’

La disponibilita’ on line per finalita’ di pubblicita’ e’ volta a far conoscere  l’azione  amministrativa  in  relazione  al  rispetto  dei principi di legittimita’ e correttezza, nonche’ a garantire  che  gli atti amministrativi producano effetti  legali  al  fine  di  favorire eventuali comportamenti conseguenti da parte degli interessati.  Tale pubblicita’  puo’  configurarsi  anche  come  uno   strumento   della trasparenza poiche’  funzionale  a  rendere  conoscibile  l’attivita’ delle pubbliche amministrazioni .

3.3. Consultabilita’

La disponibilita’ sui siti  istituzionali  delle  amministrazioni  di atti e documenti amministrativi per finalita’ di  consultabilita’  e’ volta a consentire la  messa  a  disposizione  degli  stessi  solo  a soggetti determinati -anche per categorie- al fine  di  garantire  in maniera agevole la partecipazione alle attivita’  e  ai  procedimenti amministrativi.

4. Trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ di  atti  e  documenti: valutazione delle  tre  grandi   finalita’  perseguibili  mediante  la pubblicazione on line

Le previsioni normative in  materia  di  trasparenza,  pubblicita’  e consultabilita’ degli atti, preordinate ad assicurare un certo  grado di  conoscenza  dell’operato  della  pubblica  amministrazione,   non perseguono finalita’ analoghe. Le pubbliche amministrazioni, pertanto, sono tenute, in primo  luogo, a  valutare  quali  specifiche  finalita’  sono   rinvenibili   dalle disposizioni legislative o regolamentari che prevedono un particolare regime  di  conoscibilita’  di   informazioni,   atti   e   documenti amministrativi. In particolare, occorre distinguere i casi in cui, in relazione  alla attivita’ di comunicazione o diffusione di dati personali  attraverso la  pubblicazione  di  atti  e  documenti  amministrativi  sui   siti istituzionali, si perseguano finalita’ di:

A. Trasparenza;

 

B. Pubblicita’;

 

C. Consultabilita’.

Tali  valutazioni  devono  essere  effettuate  dalle  amministrazioni pubbliche, nel rispetto dei principi di necessita’ e proporzionalita’ del trattamento dei dati personali (artt. 3 e 11 del Codice), in modo da garantire modalita’ differenziate di messa a disposizione di  dati e documenti tenendo conto delle diverse finalita’ sopra evidenziate e descritte nel par. 3, delle  tipologie  di  informazioni  oggetto  di divulgazione, nonche’ degli strumenti  e  dei  mezzi  utilizzati  per assicurarne  la   conoscibilita’,   affinche’   siano   correttamente rispettati i diritti degli interessati.

5. Accorgimenti tecnici in relazione alle finalita’ perseguite

A fronte della messa a disposizione on  line  di  atti  e  documenti amministrativi contenenti dati personali, ivi inclusi  gli  obblighi di pubblicazione aventi  effetto  di  pubblicita’  legale  (compreso l’albo pretorio on line), occorre individuare  idonei  accorgimenti volti ad assicurare forme corrette e proporzionate di conoscibilita’ di  tali   informazioni   impedendo   la   loro   indiscriminata   e incondizionata reperibilita’ in Internet, garantendo il rispetto dei principi di qualita’ ed esattezza dei dati e delimitando  la  durata della loro disponibilita’ on line. Va tenuto presente, inoltre, che la diffusione indiscriminata di dati personali basata su un malinteso e dilatato principio di  trasparenza puo’ determinare conseguenze  gravi  e  pregiudizievoli  tanto  della dignita’  delle  persone  quanto  della  stessa  convivenza  sociale. Pericoli questi che si dilatano ulteriormente  quando  la  diffusione dei dati e la loro messa a disposizione avvenga on line. Infatti, questo metodo di diffusione presenta pericoli  e  criticita’ specifiche che possono riguardare la difficolta’ di garantire  che  i dati siano a disposizione  solo  per  un  periodo  determinato  dalla normativa di settore  (nei  casi  in  cui  tali  norme  prevedano  un termine), che siano conosciuti solo da chi abbia diritto a conoscerli (nei casi in cui il diritto non e’ esteso a tutti  ma  solo  a  certe categorie di cittadini) e, infine, che non possano essere  manipolati o indebitamente acquisiti e memorizzati da chi  dovrebbe  al  massimo limitarsi a prenderne conoscenza (come avviene nel caso  in  cui  non siano adottate adeguate misure di  sicurezza).  Deve  inoltre  sempre essere tenuto presente il pericolo oggettivo costituito dai motori di ricerca che “decontestualizzano il dato” estrapolandolo dal  sito  in cui e’ contenuto, e trasformandolo in una parte  -non  controllata  e non controllabile- delle informazioni che di una  persona  sono  date dal motore di ricerca stesso, secondo una “logica”  di  priorita’  di importanza del tutto sconosciuta e non conoscibile all’utente.

5. 1. Motori di ricerca

E’ necessario stabilire se i dati siano reperibili  mediante  motori

di ricerca esterni ovvero  -  come  appare  preferibile  -  mediante funzionalita’ di ricerca interne al sito. La  seconda  soluzione  va infatti privilegiata, in linea generale, in quanto assicura  accessi maggiormente selettivi e coerenti con le finalita’ di volta in volta sottese   alla   pubblicazione   assicurando,   nel   contempo,   la conoscibilita’ sui siti   istituzionali  delle  informazioni  che  si intende  mettere  a  disposizione.  Si  pensi  al  caso   della pubblicazione delle  informazioni e di dati nell’apposita sezione del sito  istituzionale  dell’amministrazione  denominata  “Trasparenza, valutazione e merito” di cui si prevede, per facilitarne l’accesso e la consultazione, la raggiungibilita’ da un link posto nella  pagina iniziale del sito stesso. A tale scopo, alla luce dell’attuale meccanismo di funzionamento dei piu’ diffusi motori di ricerca, in relazione ai  dati  personali  di cui si intende limitare la diretta  reperibilita’  on  line  tramite tali  strumenti,  e’  possibile   utilizzare   regole   di   accesso convenzionali concordate nella comunita’  Internet.  Resta impregiudicato  l’utilizzo  di  strumenti  idonei  ad  agevolare  la reperibilita’,     all’interno      del      sito      istituzionale dell’amministrazione, delle informazioni e dei documenti oggetto  di divulgazione.

5. 2. Tempi proporzionati di mantenimento della diffusione dei dati

Le esigenze di trasparenza, pubblicita’ e consultabilita’ degli atti, proprio in relazione alla circostanza che i dati   personali  in  essi contenuti sono diffusi sul web, devono comunque  tenere  anche  conto della necessita’ di individuare un congruo periodo di tempo entro  il quale  devono  rimanere  disponibili  (in  una  forma  che   consenta l’identificazione dell’interessato) che non puo’ essere superiore  al periodo ritenuto, caso per caso, necessario al   raggiungimento  degli scopi per i quali i dati stessi sono resi pubblici. Come detto, la diffusione illimitata e continua in  Internet  di  dati personali relativi ad una pluralita’ di  situazioni  riferite  ad  un medesimo interessato, costantemente  consultabili da molteplici luoghi e in qualsiasi momento, puo’ comportare  conseguenze  pregiudizievoli per le persone interessate, specie se si tratta di  informazioni  non piu’  aggiornate  o  relative  ad  avvenimenti  risalenti  nel  tempo contenute anche in atti e provvedimenti amministrativi reperibili  on line che hanno gia’ raggiunto gli scopi   per  i  quali  si  era  reso necessario renderli pubblici. In tale quadro, nelle ipotesi  in  cui  specifiche  disposizioni  di settore  individuino   determinati   periodi   di   tempo   per   la pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi  (es., art. 124, d.lg. n. 267/2000 riguardante le deliberazioni del  comune  e  della provincia che devono essere affisse  all’albo  pretorio,  nella  sede dell’ente, per quindici giorni  consecutivi),  i  soggetti  pubblici sono tenuti ad assicurare  il rispetto dei limiti temporali previsti,  rendendoli accessibili sul proprio sito web durante il  circoscritto ambito    temporale  individuato  dalle  disposizioni   normative   di riferimento,  anche  per  garantire  il  diritto   all’oblio   degli interessati. Nei casi in cui, invece, la disciplina di settore non stabilisce  un limite temporale alla pubblicazione degli  atti, vanno individuati -a cura delle amministrazioni interessate-  congrui  periodi  di  tempo entro i quali mantenerli  on line.  La  predetta  congruita’  va commisurata alle esigenze sottese alle finalita’ di trasparenza,  di pubblicita’ o di  consultabilita’  di  volta  in  volta  perseguite, sempre che queste non abbiano carattere di permanenza.  Piu’  in particolare, in relazione alla  finalita’  di  trasparenza  potrebbe risultare necessario individuare periodi  di  tempo   ragionevoli  di permanenza dei dati in rete, proprio al fine di garantire a chiunque una effettiva e immediata  accessibilita’ alle informazioni. Tempi piu’ circoscritti, invece, devono riguardare  la  disponibilita’  on line  dell’atto  o   del  documento  pubblicato  per   finalita’   di pubblicita’, avuto anche riguardo ai termini  previsti  dalla  legge per l’impugnazione dei provvedimenti oggetto di pubblicazione. Trascorsi i predetti periodi di tempo specificatamente  individuati, determinate notizie, documenti o  sezioni  del  sito  devono  essere rimossi dal  web  o  privati  degli  elementi  identificativi  degli interessati ovvero, in alternativa, laddove  l’ulteriore  diffusione dei  dati   sia   volta   a    soddisfare   esigenze   di   carattere storico-cronologico,  gli  stessi  vanno  sottratti  all’azione  dei comuni motori di ricerca, ad  esempio,  inserendoli  in  un’area  di archivio consultabile solo a partire dal sito stesso o in un’area ad accesso riservato.

5. 3. Duplicazione massiva dei file contenenti dati personali

Devono essere adottate opportune cautele per  ostacolare  operazioni di duplicazione massiva dei file contenenti dati personali da  parte degli utenti della rete, rinvenibili sui  siti  istituzionali  delle amministrazioni,  mediante  l’utilizzo  di  software   o   programmi automatici,  al  fine  di  ridurre  il  rischio  di  riproduzione  e riutilizzo  dei  contenuti   informativi   in   ambiti   e   contesti differenti. A tale  scopo  si  puo’  fare  ricorso  ad  accorgimenti consistenti, ad  esempio, nell’uso di firewall di rete  in  grado  di riconoscere accessi che  risultino  anomali  per  numero  rapportato all’intervallo di tempo di riferimento oppure  di  opportuni  filtri applicativi che, a fronte delle citate anomalie, siano  in  grado  di rallentare l’attivita’ dell’utente e di  mettere  in  atto  adeguate contromisure. Gli accorgimenti  che  si   intende  utilizzare  devono comunque essere conformi ai principi di fruibilita’, di usabilita’ e di   accessibilita’   dei   siti    istituzionali   delle   pubbliche amministrazioni, garantendo  in  particolare  l’accessibilita’  alle informazioni  riprodotte on line anche alle persone disabili.

5. 4. Dati esatti e aggiornati

Per garantire la qualita’  dei  dati  trattati,  le  amministrazioni pubbliche, nel procedere nei casi previsti alla  divulgazione on line di informazioni personali, sono  tenute  a  mettere  a  disposizione soltanto dati esatti e aggiornati  (art. 11, comma 1, lett.  c),  del Codice). In tale quadro, assume particolare rilievo l’obbligo  posto in  capo   alle  amministrazioni  pubbliche  di  garantire  “che   le informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti  alle informazioni contenute nei  provvedimenti  amministrativi  originali dei quali  si  fornisce   comunicazione  tramite  il  sito” anche utilizzando, ove opportuno, copie di documenti originali. A tale fine occorre  adottare idonee misure per eliminare  o  ridurre il   rischio   di   cancellazioni,    modifiche,    alterazioni    o decontestualizzazioni  delle  informazioni  e  dei  documenti   resi disponibili tramite Internet. Un  utile  accorgimento   consiste,  ad esempio,  nell’indicazione,  tra  i  dati  di   contesto   riportati all’interno del contenuto informativo dei documenti, delle fonti attendibili per il reperimento dei medesimi documenti. Un  ulteriore accorgimento  la  cui  adozione   potra’   essere   valutata   dalle amministrazioni  interessate,  anche  in  relazione   a    specifiche categorie  di  documenti,  e’  la   sottoscrizione   del   documento pubblicato sul sito web con firma digitale o   altro  accorgimento equivalente, in modo da garantirne l’autenticita’ e l’integrita’. Il rischio della  decontestualizzazione e’ strettamente correlato alla possibilita’  che  i  contenuti  informativi  disponibili  sul   sito istituzionale siano accessibili  mediante  l’utilizzo  di  motori  di ricerca esterni ovvero siano reperibili attraverso  la   consultazione di siti dove sono ospitate copie dei medesimi contenuti informativi. Pertanto, ogni file oggetto di  pubblicazione sui siti  istituzionali, potendo essere letto in un altro ambito e in  un  momento  successivo alla sua  diffusione, dovrebbe prevedere l’inserimento  dei  “dati  di contesto”  (es.  data  di  aggiornamento,   periodo   di    validita’, amministrazione, segnatura di protocollo o dell’albo).

6. Fattispecie esemplificative correlate a talune specifiche  ipotesi normative

A. TRASPARENZA

In  presenza  dei  presupposti  legislativi   o   regolamentari   che legittimano le  operazioni  di  comunicazione  e  di  diffusione,  le pubbliche amministrazioni sono tenute a verificare in concreto  quali siano  i  dati  personali,  ritenuti  pertinenti  per   il   corretto svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, che  devono  essere resi conoscibili mediante la  loro  messa  a  disposizione  sui  siti istituzionali (artt. 11, 18 e 19 del Codice). Il procedimento di selezione dei dati personali  che  possono  essere resi conoscibili on line deve  essere  particolarmente  accurato  nei casi in cui tali informazioni siano di tipo sensibile  o  giudiziario o, in particolare, qualora riguardino dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale. Un quadro di  garanzie  particolarmente stringente  protegge,  infatti,  i  dati   sensibili   e   giudiziari prevedendo espressamente che i  soggetti  pubblici  possono  trattare tali informazioni solo se in concreto indispensabili per svolgere  le attivita’ istituzionali che non possono essere  adempiute,  caso  per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali  di natura diversa (art. 22 del Codice).

A. 1. Informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica

Il legislatore  ha  individuato,  nel  corso  del  tempo,  molteplici obblighi di pubblicazione on line di dati, dando luogo  a  una  forte frammentazione della disciplina.

1. Rispondono all’esigenza fondamentale di garantire la  trasparenza amministrativa anche le disposizioni che, novellando l’art.  19  del Codice, sono intervenute sul tema della conoscibilita’ delle notizie riguardanti  lo  svolgimento  delle  prestazioni   e   la   relativa valutazione di “chiunque sia addetto ad una funzione pubblica”. Come gia’ evidenziato, la pubblicazione di  tali  informazioni  sul  sito istituzionale  dell’amministrazione  risponde  in   gran   parte   a specifici obblighi normativi in materia di  trasparenza  esplicitati dalle citate Linee guida  della  Civit.  Alla  luce  della  predetta disposizione, possono quindi  essere  oggetto  di  diffusione  anche ulteriori  dati,  riguardanti  le  attivita’  svolte  da  dipendenti pubblici e la loro valutazione complessiva, ad esclusione di  quelli strettamente  connessi  al  rapporto  di  lavoro  del  singolo   con l’amministrazione o ai dettagli della valutazione. Cio’,  sempre a condizione che la  loro  pubblicazione,  sorretta  da  un’adeguata motivazione, sia prevista nel Piano triennale per la  trasparenza  e l’integrita’ che ogni amministrazione e’ tenuta a  predisporre,  nel rispetto del principio di pertinenza e non eccedenza. Le disposizioni citate escludono, invece la conoscibilita’, salvo nei casi previsti dalla legge, delle “notizie concernenti la natura delle infermita’ e degli impedimenti  personali  o  familiari  che  causino l’astensione dal lavoro, nonche’ le componenti della valutazione o le notizie concernenti il rapporto di lavoro tra il predetto  dipendente e l’amministrazione, idonee a rivelare taluna delle  informazioni  di cui all’articolo 4, comma 1, lett. d)” del Codice (v. art. 14,  comma 1, lett. b), l. 4 novembre 2010, n. 183). Resta ferma, comunque, la possibilita’ di rendere  conoscibili  dati personali,  anche  sensibili,  attinenti  allo  svolgimento  e  alla valutazione  delle  prestazioni   dei    dipendenti   pubblici   alle condizioni e nei limiti previsti dalla  disciplina  sul  diritto  di accesso ai documenti amministrativi di cui alla l. 7 agosto 1990, n. 241.

2. Specifiche disposizioni  legislative  fissano  i  limiti  massimi delle retribuzioni e degli emolumenti direttamente o  indirettamente erogati a carico delle pubbliche  finanze  per  rapporti  di  lavoro dipendente o  autonomo,  le  quali  impongono  alle  amministrazioni l’obbligo di rendere noti sul proprio sito web i  relativi  atti  di spesa  con   l’indicazione   dei   nominativi   dei   destinatari   e dell’ammontare del  compenso  quale  condizione  indispensabile  per l’attuazione dei medesimi atti di spesa  (art.  3,  commi  da  44  a 52-bis, l. 24 dicembre 2007, n. 244).

3. Per quanto  riguarda  i  curricula  professionali  di  dirigenti, segretari comunali e provinciali, nonche’ di titolari  di  posizioni organizzative,  di  funzioni  di  valutazione  e  misurazione  della performance e di incarichi di indirizzo politico-amministrativo,  il riferimento del legislatore all’obbligo di pubblicazione del vigente modello di curriculum europeo non puo’ comportare la riproduzione di tutti i suoi contenuti sui siti istituzionali  dell’amministrazione, in ragione unicamente  delle  finalita’  di  trasparenza  perseguite (art. 11, comma 8, lett. e), f), e h), d.lg. n. 150/2009, e art. 21, comma 1, l. n. 69/2009). Tale modello, infatti,  contiene  l’indicazione  di  dati  personali eccedenti o non pertinenti  rispetto  alle  legittime  finalita’  di trasparenza perseguite, in quanto risponde alle diverse esigenze  di favorire l’incontro tra domanda e offerta di lavoro e la valutazione di  candidati.  Prima  di  pubblicare  sul  sito  istituzionale   il curriculum  europeo  va   quindi   operata   una   selezione   delle informazioni in esso contenute ritenute pertinenti in relazione agli incarichi svolti o alle funzioni pubbliche ricoperte  dal  personale interessato quali, ad esempio:

-  informazioni  personali  (dati  anagrafici,  amministrazione   di appartenenza, qualifica e/o incarico ricoperto, recapito  telefonico dell’ufficio, e-mail istituzionale);

- dati riguardanti i titoli di studio e professionali, le esperienze lavorative (incarichi ricoperti, capacita’ linguistiche  e  nell’uso  delle   tecnologie,   partecipazione   a   convegni   e    seminari,pubblicazioni, collaborazione a riviste, ecc.);

-  ulteriori  informazioni  di  carattere   professionale   indicatedall’interessato.

Deve inoltre essere garantita agli interessati  la  possibilita’  di aggiornare periodicamente il proprio curriculum ai sensi dell’art. 7 del Codice.

4. Non appare giustificato riprodurre sul web  informazioni  quali  i cedolini  dello  stipendio,  dati  di  dettaglio   risultanti   dalle dichiarazioni fiscali, oppure riguardanti l’orario di  entrata  e  di uscita di singoli dipendenti, l’indirizzo del domicilio  privato,  il numero di telefono  e  l’indirizzo  di  posta  elettronica  personale (diversi  da  quelli  ad  uso  professionale),  ovvero   informazioni attinenti allo stato di salute  di  persone  identificate,  quali  le assenze verificatesi per ragioni di salute.

5. Per quanto riguarda le modalita’ di messa a disposizione dei  dati personali sulla sezione dei siti istituzionali dei soggetti  pubblici dedicata appositamente a  “Trasparenza,  valutazione  e  merito”,  si ritiene che debbano essere privilegiati canali o modalita’ di ricerca interni ai medesimi siti limitando, attraverso  idonei  accorgimenti, l’indicizzazione da parte dei motori di ricerca esterni,  nonche’  la creazione di copie cache presso gli stessi motori di  ricerca.  Resta invece ferma  la  possibilita’  di  utilizzare  strumenti  idonei  ad agevolare la reperibilita’, all’interno dei siti istituzionali  delle amministrazioni,  delle  informazioni  e  dei  documenti  oggetto  di divulgazione.

A. 1.1. Trasparenza dell’attivita’  delle  pubbliche  amministrazioni senza dati personali

Il perseguimento della finalita’ di trasparenza dell’attivita’  delle pubbliche amministrazioni puo’ avvenire  anche  senza  l’utilizzo  di dati personali. In tale quadro, quindi, non si  ravvisa  la  necessita’  di  adottare alcuna  specifica  cautela  qualora  le   pubbliche   amministrazioni ritengano di pubblicare sul sito web informazioni non riconducibili a persone  identificate  o  identificabili   (es.   dati   quantitativi aggregati per uffici riguardanti i livelli retributivi  ed  accessori risultanti  dai  contratti  collettivi   o   da   atti   interni   di organizzazione;  tassi  di  assenza  e  di  maggiore   presenza   del personale;      informazioni      relative      alla      performance dell’amministrazione; obiettivi  assegnati  agli  uffici  insieme  ai relativi indicatori e ai risultati complessivi raggiunti; l’ammontare complessivo dei premi  collegati  alla  performance  stanziati  e  di quelli  effettivamente  distribuiti;  dati  relativi  al   grado   di differenziazione  nell’utilizzo   della   premialita’,   informazioni concernenti la dimensione della qualita’ dei servizi erogati, notizie circa la gestione dei pagamenti e le buone prassi).

 

A. 2. Situazione patrimoniale di  titolari  di  cariche  e  incarichi pubblici

Uno specifico regime di conoscibilita’ riconducibile alle esigenze di trasparenza della pubblica amministrazione e’ previsto dalla legge  5 luglio 1982, n. 441, sulla pubblicita’ della situazione  patrimoniale di coloro che ricoprono cariche  pubbliche  o  incarichi  di  rilievo pubblico. Tale  norma  dispone  espressamente  che  esclusivamente  i “cittadini iscritti nelle liste  elettorali  per  le  elezioni  della Camera dei Deputati”  possono,  mediante  la  messa  a  disposizione, consultare legittimamente il bollettino nel quale  sono  riportati  i dati riguardanti la situazione patrimoniale di  titolari  di  cariche elettive e di cariche direttive di alcuni enti (artt. 8 e 9). Nell’ambito del suesposto quadro normativo deve, tuttavia,  rilevarsi che una distinta modalita’ e’ prevista  per  la  consultabilita’  dei dati in questione con riferimento agli enti territoriali per i quali, infatti,  la  legge  n.  441/1982  dispone   che   la   pubblicazione individuata dall’art. 9 sopra richiamato sia effettuata, su  appositi bollettini,  senza  pero’  limitare   la   conoscibilita’   di   tali informazioni ai soli cittadini elettori della Camera dei Deputati. In forza della predetta specificazione normativa, le regioni e gli  enti locali,  nel  pubblicare  sul  proprio   bollettino   la   situazione patrimoniale dei consiglieri e le spese sostenute per  la  propaganda elettorale, possono dare ampia diffusione ai propri bollettini e alle informazioni  ivi  riportate,  anche  mediante  la  riproduzione  dei bollettini stessi sui propri siti istituzionali. Ulteriori disposizioni prevedono  che  talune  informazioni  relative agli amministratori locali e  regionali  (dati  anagrafici,  lista  o gruppo  di  appartenenza  o  di  collegamento,  titolo  di  studio  e professione esercitata) vengano raccolte dal  Ministero  dell’interno in un’apposita anagrafe di cui chiunque ha  il  diritto  di  prendere visione  ed  estrarre  copia,  anche  su  supporto  informatico.   In considerazione dell’ampio regime di conoscibilita’ previsto per  tali informazioni riferite agli amministratori, deve ritenersi  consentita la loro messa a disposizione per via  telematica  da  parte  delle  amministrazioni regionali e degli enti locali  interessati  attraverso  i  rispettivi siti istituzionali (art. 76 d.lg. n. 267/2000).

A. 3. Ruoli del personale e bollettini ufficiali

1. Sono  parimenti  riconducibili  alle  esigenze  di   trasparenza dell’apparato amministrativo anche gli  obblighi  posti  in  capo  a ciascuna amministrazione dello Stato di pubblicare sul proprio  sito web il ruolo dei dirigenti, dando avviso della  pubblicazione  nella Gazzetta Ufficiale. Nel ruolo, che l’amministrazione deve aver  cura di tenere secondo principi di completezza e trasparenza, nonche’  di pertinenza e non eccedenza dei dati, vanno rese  pubbliche  le  sole informazioni individuate nel dettaglio dalla disciplina  di  settore (cognome, nome, luogo e data di nascita; data di inquadramento nella fascia  di  appartenenza  o  in  quella  inferiore;  data  di  primo inquadramento  nell’amministrazione;  incarichi  conferiti  ai  sensi dell’articolo 19, commi 3 e 4, d.lg.  30  marzo  2001,  n.  165  con l’indicazione della decorrenza e del termine di scadenza) (artt.  1, comma 7, e 2, commi 1 e 3, d.P.R. 23 aprile 2004, n. 108).

2. Sono soggetti a  pubblicazione  obbligatoria  anche  i  ruoli  di anzianita’ dei dipendenti pubblici che ciascuna  amministrazione  e’ tenuta a predisporre, annualmente, in  modalita’  cartacea,  dandone avviso nel proprio bollettino ufficiale (art. 55, comma 5, d.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3). Dal 1° gennaio 2007, per ragioni  di  efficacia  ed economicita’, la pubblicazione a stampa dei ruoli  di  anzianità delle  amministrazioni  statali   e’   stata   sostituita   con   la riproduzione  in  rete  dei  medesimi  documenti:  i  ruoli  di anzianita’ del personale sono pertanto ora  disponibili  in  formato elettronico su un portale  di  servizi  integrato  finalizzato  alla diffusione telematica degli stampati e delle pubblicazioni ufficiali dello Stato. Poiche’ la disciplina di  settore  in  questione  non  individua  nel dettaglio le informazioni che  devono  essere  riportate  nei  ruoli, occorre nel caso di specie effettuare un’opportuna selezione in  modo da rendere  conoscibili  soltanto  i  dati  necessari  a  determinare l’anzianita’ di  servizio,  evitando  l’inserimento  di  notizie  non pertinenti, eccedenti o  riguardanti  stati,  qualita’  o  situazioni personali ovvero informazioni idonee a rivelare dati  sensibili  (es. mutilato o invalido  civile;  aspettativa  per  motivi  di  salute  o distacco per motivi sindacali). Sul menzionato portale delle pubblicazioni ufficiali dello Stato sono consultabili in formato digitale anche i bollettini ufficiali che  le amministrazioni statali sono tenute  a  pubblicare  mensilmente,  sui quali vengono  riportati  atti  normativi  e  disposizioni  generali, nonche’  provvedimenti  di  organizzazione   concernenti   anche   il personale  dell’amministrazione.  Per  cio’  che  concerne  gli  atti riferiti a ciascun dipendente, la normativa di riferimento stabilisce che nei bollettini ufficiali va data notizia, in  particolare,  degli atti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera,  ad  encomi  ed onorificenze, a sanzioni  disciplinari,  alla  responsabilita’  verso l’amministrazione e i terzi, nonche’  all’invalidita’  per  causa  di guerra o di lavoro e alle infermita’ contratte per causa di  servizio (art. 24, commi 1 e 3, d.P.R. 3 maggio 1957, n. 686). Anche  in  tale  caso  si  ritiene  opportuno  suggerire  che   nella predisposizione di tali pubblicazioni, rese disponibili on  line,  le amministrazioni interessate riportino solo  informazioni  pertinenti, non eccedenti e  -  laddove  vengano  in  rilievo  dati  sensibili  o giudiziari- indispensabili, rispettando il divieto di diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute dei dipendenti adottando a  tale fine  idonei  accorgimenti  quali  l’utilizzo  di  omissis,  diciture generiche o codici numerici. Non vi sono ostacoli, comunque, alla diffusione  per  via  telematica degli atti generali di organizzazione e gestione del personale la cui conoscibilita’ risponda ad esigenze di carattere informativo  diffuso (es. decreti, circolari, bandi di concorso, ecc.).

A. 4. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica

1. Le amministrazioni dello Stato,  le  regioni,  comprese  quelle  a statuto speciale, e le province autonome di  Trento  e  Bolzano,  gli enti locali e gli altri enti pubblici sono tenuti ad istituire l’albo dei soggetti, ivi comprese le persone fisiche, cui sono stati erogati in  ogni  esercizio  finanziario  contributi,  sovvenzioni,  crediti, sussidi e benefici  di  natura  economica  a  carico  dei  rispettivi bilanci e devono provvedere  ad  aggiornarlo  annualmente  (d.P.R.  7 aprile 2000, n. 118). Il previsto regime di conoscibilita’, anche  on  line,  dei  medesimi albi  risponde   all’esigenza   di   rendere   trasparente   l’azione amministrativa,  anche   in   ordine   all’utilizzo   delle   risorse finanziarie da parte dei soggetti eroganti, nonche’  all’esigenza  di assicurare  la   partecipazione   dei   cittadini   al   procedimento amministrativo di concessione dei  contributi  consentendo  l’accesso alle relative informazioni. Entrambe  le  suesposte  esigenze  sono   soddisfatte   mediante   la pubblicazione, sui siti delle pubbliche  amministrazioni  individuate dalla norma in esame, degli elenchi  di  beneficiari  di  provvidenze economiche e di altri atti che riconoscono  agevolazioni,  sussidi  o altri benefici. In tali elenchi possono essere riportati i soli  dati necessari all’individuazione dei soggetti interessati  (nominativi  e relativa data di  nascita),  l’esercizio  finanziario  relativo  alla concessione del beneficio, nonche’ l’indicazione della  “disposizione di legge sulla base della quale hanno luogo le  erogazioni”  medesime (art. 1, comma 2, del d.P.R. n. 118/2000). Non  risulta  invece  giustificato  diffondere  ulteriori  dati   non pertinenti quali l’indirizzo di abitazione,  il  codice  fiscale,  le coordinate  bancarie  dove  sono   accreditati   i   contributi,   la ripartizione degli assegnatari secondo le fasce dell’Indicatore della situazione  economica  equivalente-Isee   ovvero   informazioni   che descrivano le condizioni di indigenza in cui versa l’interessato. Non devono inoltre essere  riportate  negli  albi  diffusi  on  line informazioni idonee a rivelare lo stato di salute degli  interessati (artt. 22, comma 8, e 68, comma 3, del Codice). Si  pensi,  in  tale caso, all’indicazione:

• dei titoli dell’erogazione dei benefici (es. attribuzione di borse di studio a “soggetto portatore di handicap”,  o  riconoscimento  di buono sociale a  favore  di  “anziano  non  autosufficiente”  o  con l’indicazione,  insieme  al  dato   anagrafico,   delle   specifiche patologie sofferte dal beneficiario);

•  dei  criteri  di  attribuzione  (es.  punteggi   attribuiti   con l’indicazione degli “indici di autosufficienza nelle attivita’ della vita quotidiana”);

• della destinazione dei  contributi  erogati  (es.  contributo  per “ricovero in struttura sanitaria oncologica”). Per quanto riguarda le modalita’ di messa  a  disposizione  dei  dati personali contenuti nell’albo, che possono essere riportati nei  siti istituzionali dei soggetti pubblici che  erogano  tali  benefici,  si suggerisce di privilegiare canali o modalita’ di ricerca  interni  ai medesimi   siti   limitando,    attraverso    idonei    accorgimenti, l’indicizzazione da parte dei motori di ricerca esterni,  nonche’  la creazione di copie cache presso gli stessi motori di  ricerca.  Resta invece ferma  la  possibilita’  di  utilizzare  strumenti  idonei  ad agevolare la reperibilita’, all’interno dei siti istituzionali  delle amministrazioni,  delle  informazioni   riguardanti   i   beneficiari individuati nell’albo.

B. PUBBLICITA’ DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI E ALBO PRETORIO ON LINE

E’ necessario verificare se i dati  personali  contenuti  in  atti  e documenti messi a disposizione sul sito istituzionale  devono  essere resi conoscibili  all’intera  collettivita’  dei  consociati  (quindi liberamente reperibili da chiunque sul sito istituzionale), ovvero ai soli utenti che hanno richiesto un servizio, ovvero agli  interessati o  ai  contro   interessati   in   un   procedimento   amministrativo (utilizzando in tale  caso  regole  per  garantire  un’accessibilita’ selezionata). Nell’adempimento degli obblighi di pubblicazione on line  di  atti  e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicita’ legale  di cui alla legge n.  69/2009,  risulta  sproporzionato,  rispetto  alla finalita’  perseguita,  consentirne  l’indiscriminata   reperibilita’ tramite i  comuni  motori  di  ricerca,  essendo  invece  ragionevole delimitarne la pubblicazione in una sezione del  sito  istituzionale, limitando l’indicizzazione dei documenti e il tempo  di  mantenimento della diffusione dei dati con gli accorgimenti indicati  nel  par.  5 delle presenti Linee guida.

B. 1. Concorsi e selezioni pubbliche

L’ordinamento prevede particolari forme di pubblicita’ per gli  esiti delle prove concorsuali e delle  graduatorie  finali  di  concorsi  e selezioni pubbliche (es.  affissione  presso  la  sede  degli  esami, pubblicazione nel bollettino dell’amministrazione interessata o,  per gli enti locali, all’albo pretorio). Tale  regime  di  conoscibilità assolve principalmente alla funzione di  rendere  note  le  decisioni adottate  dalla  commissione  esaminatrice   e   dall’ente   pubblico procedente anche per consentire il controllo sulla regolarita’  delle procedure concorsuali o selettive da parte dei soggetti interessati. Le  previsioni  normative  che  disciplinano  la   pubblicazione   di graduatorie, esiti e giudizi concorsuali prevedono  espressamente  la diffusione dei relativi dati personali, anche mediante l’utilizzo del sito istituzionale dell’amministrazione di riferimento. Al  riguardo,  devono  ritenersi  appropriate  quelle  modalita’   di diffusione on line di graduatorie, esiti e  giudizi  concorsuali  che consentono di rendere agevolmente conoscibili agli interessati i dati personali   ivi   riportati   consultando   il   sito   istituzionale dell’amministrazione pubblica competente, evitando nel contempo che i medesimi dati  siano  liberamente  reperibili  utilizzando  i  comuni motori  di  ricerca  esterni.  E’  invece  possibile  consentire   ai partecipanti alla procedura concorsuale di  accedere  agevolmente  ad aree del sito istituzionale  nelle  quali  possono  essere  riportate anche eventuali  ulteriori  informazioni  rese  disponibili  ai  soli aventi diritto sulla base della normativa in materia  di  accesso  ai documenti   amministrativi    (elaborati,    verbali,    valutazioni, documentazione relativa a titoli anche di  precedenza  o  preferenza, pubblicazioni, curricula, ecc.), attribuendo agli stessi  credenziali di autenticazione (es. username o password, n. di protocollo o  altri estremi identificativi forniti dall’ente agli aventi diritto,  ovvero mediante utilizzo di dispositivi di autenticazione,  quali  la  carta nazionale dei servizi). Devono ritenersi certamente pertinenti ai fini della pubblicazione on line gli elenchi nominativi ai quali vengano abbinati i risultati  di prove intermedie, gli elenchi di ammessi a prove scritte o  orali,  i punteggi riferiti a singoli argomenti di  esame,  i  punteggi  totali ottenuti. Appare invece eccedente  la  pubblicazione  di  dati  concernenti  il recapito di telefonia fissa o mobile, l’indirizzo  dell’abitazione  o dell’e-mail, i titoli di  studio,  il  codice  fiscale,  l’indicatore Isee,  il  numero  di   figli   disabili,   i   risultati   di   test psicoattitudinali.

B. 2. Graduatorie, elenchi professionali ed altri atti riguardanti il personale

Analoghe  cautele  devono   essere   adottate   in   relazione   alle pubblicazioni effettuate nel  quadro  delle  ordinarie  attivita’  di gestione  di  rapporti  di  lavoro  (es.,  graduatorie  di  mobilita’ professionale;   provvedimenti   relativi    all’inquadramento    del personale, all’assegnazione di sede, alla progressione  di  carriera, all’attribuzione di incarichi dirigenziali).

C. CONSULTABILITA’ DI ATTI E DOCUMENTI

Specifiche disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere a disposizione atti e  documenti  amministrativi  a  persone legittimate o che ne facciano richiesta, al fine  di  consentire  la partecipazione  dei  consociati   all’attivita’   amministrativa   o nell’ambito dell’erogazione di servizi. Per  attuare  tali  esigenze sottese alle previste ipotesi di consultabilita’ di atti e documenti su  iniziativa  di  singoli  soggetti,  le  amministrazioni  possono parimenti avvalersi delle tecnologie telematiche,  il  cui  utilizzo generalizzato e’ anche in tali casi  espressamente  incentivato  dal legislatore allo scopo di facilitare il rapporto con i consociati  e incentivare l’utilizzo dei servizi pubblici in  rete. Specifiche disposizioni normative richiedono ai soggetti pubblici di mettere  a disposizione atti e documenti amministrativi a persone legittimate o che ne facciano richiesta, al fine di consentire  la  partecipazione dei   consociati   all’attivita’   amministrativa   o    nell’ambito dell’erogazione di servizi. Per attuare tali esigenze  sottese  alle previste  ipotesi  di  consultabilita’  di  atti  e   documenti   su iniziativa di singoli soggetti, le amministrazioni possono parimenti avvalersi   delle   tecnologie   telematiche,   il   cui    utilizzo generalizzato e’ anche in tali casi  espressamente  incentivato  dal legislatore allo scopo di facilitare il rapporto con i consociati  e incentivare l’utilizzo dei servizi pubblici in rete.

In queste ipotesi, risultando determinabili a priori i soggetti o  le categorie  di  soggetti  legittimati  a  conoscere  le   informazioni detenute  dalle  pubbliche  amministrazioni  (es.   destinatari   del provvedimento, terzi interessati e contro interessati, ecc.), non  e’ in  linea  generale  giustificato,  alla  luce   del   principio   di proporzionalita’, consentire, al  di  fuori  dei  casi  espressamente previsti, l’accesso on line libero e incondizionato, senza  applicare criteri selettivi, alla consultazione di atti e documenti  contenenti informazioni personali, specie se aventi natura sensibile.

In tale  quadro  e’  opportuno,  quindi,  privilegiare  modalita’  di accessi dedicati  ai  soli  aventi  diritto  (che  ne  abbiano  fatto specifica richiesta) selezionando, a tal fine, anche preliminarmente, nell’ambito dei singoli atti e documenti,  le  sole  informazioni  da rendere consultabili.

Si  ritiene  utile  evidenziare  che  le  informazioni  ritenute  non pertinenti o eccedenti ai fini della loro pubblicazione on line,  ivi comprese quelle  idonee  a  rivelare  lo  stato  di  salute,  possono naturalmente essere trattate dall’amministrazione competente  per  lo svolgimento dei propri compiti istituzionali  ed  essere  oggetto  di richieste di accesso  da  parte  degli  aventi  diritto  (es.  l.  n. 241/1990).

In  tale  prospettiva  si  ritiene  che  le  informazioni  personali contenute in atti e documenti da rendere consultabili possano essere reperibili,  ad  esempio,  a  partire  da  una  sezione   del   sito istituzionale dell’amministrazione ad accesso  selezionato  (ad  es. Intranet  o  Extranet)  o  attraverso  l’attribuzione  alle  persone legittimate di una chiave personale di  identificazione  informatica secondo   le   regole    stabilite    in    materia    dal    Codice dell’amministrazione digitale nel caso in  cui  l’accessibilita’  ai dati e documenti venga assicurata nell’ambito di servizi erogati  in rete dall’amministrazione 32 .

C. 1. Elenchi del collocamento obbligatorio dei disabili

Il trattamento dei dati riferito alle persone disabili da  parte  di soggetti pubblici effettuato nell’ambito  delle  attivita’  previste dalla disciplina sul collocamento mirato puo’ ritenersi, in  termini generali, lecito anche  in  quanto  rispondente  alle  finalita’  di rilevante interesse pubblico individuate dal Codice (artt. 73, comma 2, lett.i), e 112, comma 1,  lett.  a)) 33  .  In  tale  quadro,  le disposizioni  di  legge  in  materia  di  diritto  al  lavoro  e  di collocamento  di  disabili  appartenenti  a  categorie  protette   e centralinisti telefonici non vedenti, nel prevedere la formazione di elenchi e graduatorie dei soggetti che hanno diritto al collocamento obbligatorio, ne stabiliscono un generico regime di pubblicita.

Il regime di conoscibilita’ di tali documenti, stabilito  per  legge, puo’ essere assicurato anche attraverso la loro messa a  disposizione on line, purche’ vengano prescelte modalita’ che  ne  impediscano  la libera consultabilita’ in Internet, tenuto conto che gli elenchi e le graduatorie del  collocamento  obbligatorio  contengono  informazioni idonee  a  rivelare  lo  stato  di  salute  delle  persone   iscritte (nominativi degli interessati associati allo stato di  disabilita’  o all’appartenenza  alle  altre  categorie   di   aventi   diritto   al collocamento).

Nell’utilizzare le tecnologie telematiche  per  attuare  il  previsto regime  di  pubblicita’  delle  predette  liste,  le  amministrazioni devono, pertanto, adottare idonei accorgimenti volti a  impedire  che vengano diffusi dati sulla salute (artt. 22, comma 8, e 68, comma  3, del Codice), rendendo conoscibili le informazioni riportate  in  tali elenchi ai soli soggetti richiedenti per le sole  finalita’  previste dalla specifica normativa di riferimento o a coloro  che  vi  abbiano interesse per la tutela di situazioni giuridicamente  rilevanti  (es. attribuendo a tali soggetti  idonee  credenziali  di  accesso,  quali username o password, n. di protocollo o altri estremi correlati  alla richiesta di iscrizione nelle liste, ovvero ancora predisponendo, nei siti istituzionali, aree ad accesso parimenti selezionato).

 

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